38 099 363-56-15
38 095 839-53-85

5 ознак того, що вас обманює ваш бухгалтер

5 ознак того, що вас обманює ваш бухгалтер
П'ять фраз, які змусять вас замислитися

1. Тут все неправильно

Чи доводилося вам чути від вашого бухгалтера емоційні, часто не підтверджені фактами, звинувачення на адресу попереднього бухгалтера, колег, співробітників компаній-контрагентів?

Як правило, мета таких висловлювань – попередити критику з боку керівництва за упущення в роботі, перекласти відповідальність на інших, приховати власну некомпетентність.

Несуттєві, часом надумані, недоліки роздуваються до масштабів глобальної проблеми. При цьому реальні проблеми відходять у тінь. Але вони, звичайно, нікуди не діваються, а просто чекають свого часу, щоб обернутися неприємностями для компанії.

Такий бухгалтер-маніпулятор при перших ознаках наближення катастрофи поспішить покинути компанію, залишивши її керівництво наодинці з проблемами, і відправиться морочити голову новому довірливому роботодавцю.
Що робити. Якщо ваш бухгалтер скаржиться на помилки інших людей, через яких він не може якісно виконувати свої функції, попросіть його викласти суть проблеми письмово, у вигляді службової записки. По-перше, це дозволить йому самому відокремити раціональні зерна від емоцій, й позбавить вас необхідності витрачати на це свою енергію. Адже маніпулятори зазвичай і домагаються, щоб ви витрачали свої сили непродуктивно. По-друге, інформацію, викладену в письмовій формі, набагато легше перевірити.

Якщо ви, замість опису проблем, знову отримаєте масу емоційних доводів, чому зробити цього не можна, то знайте – перед вами маніпулятор, а його претензії не мають під собою реальних підстав. Позбавляйтеся такої людини негайно. Пам'ятайте, що відповідно до принципу професійної поведінки Кодексу Етики Міжнародної федерації бухгалтерів, професійний бухгалтер не повинен зневажливо відгукуватися про роботу інших або необґрунтовано порівнювати її зі своєю роботою.

Якщо ж ви таки отримали від бухгалтера аргументований опис проблем, покажіть цей документ компетентному стороннього фахівцю – сертифікованому бухгалтеру, аудитору, консультанту. Підкреслюємо – це обов'язково має бути сторонній, не заангажований фахівець, який зможе подивитися на ситуацію з точки зору здорового глузду, а не через призму сформованих в компанії відносин і стереотипів. Притому він повинен володіти достатнім досвідом і знаннями, щоб, не будучи детально знайомим з вашою компанією зсередини, швидко розібратися в ситуації.

Швидше за все, така людина зможе оцінити, наскільки обґрунтованими є заяви вашого бухгалтера, і дати кваліфіковані рекомендації щодо виправлення ситуації. Залежно від ступеня складності і занедбаності ситуації, може знадобитися проведення аудиту бізнес-процесів або перевірка стану обліку.

2. Я нічого не встигаю

Звичайно, в роботі бухгалтера аврали – не рідкість, і часто вони бувають обумовлені об'єктивними причинами. Як правило, ці причини добре відомі керівництву компанії. Це можуть бути, наприклад, недавні зміни в податковому законодавстві, внесені в останній момент або заднім числом; хвороба ключового співробітника; збій в роботі програми, що призвів до втрати даних.

Але що робити, якщо бухгалтер постійно, без видимих зовнішніх причин, скаржиться на завантаженість і брак часу? Поширена реакція керівників (і, треба сказати прямо, багато бухгалтерів активно підштовхують їх до цього рішення) – потрібно взяти в штат ще одного співробітника, двох, трьох …

Часто найбільш очевидне рішення виявляється найменш правильним. Спочатку варто поставити запитання – чому при відсутності форс-мажорних обставин бухгалтерія не справляється з необхідним обсягом роботи? Може тому, що робота організована неправильно? Може головний бухгалтер просто не вміє керувати вже наявними ресурсами? А може, наявні співробітники не можуть впоратися з роботою через відсутність необхідних навичок? Якщо так, то збільшення кількості співробітників тільки ще більше збільшить хаос.
Що робити

Перш за все, необхідно з'ясувати, скільки часу співробітники витрачають на виконання різних завдань. Зробити це не складно. Протягом певного періоду часу кожен співробітник повинен буде заповнювати, і в кінці кожного робочого дня здавати вам (бажано в електронній формі, наприклад, у файлі Excel) анкету – фотографію свого робочого часу. Важливо, щоб кожен співробітник робив це щодня. Одночасно ви повинні, протягом усього періоду спостереження, контролювати час приходу співробітників на роботу і відходу їх з роботи.

Тривалість періоду анкетування залежить від того, наскільки часто повторюються операції, які виконуються співробітниками, і може становити від одного тижня до одного місяця. Наприклад, для співробітників, кожен день зайнятих виконанням одних і тих же рутинних завдань, тижня може бути цілком достатньо.

Після цього необхідно узагальнити і проаналізувати результати анкетування. Всі завдання, які виконувалися співробітниками, необхідно розташувати в порядку зменшення витраченого часу. Починаючи з самих «трудомістких» завдань, потрібно з'ясувати, від чого залежать витрати робочого часу, і як їх можна скоротити.

Іноді в процесі такого аналізу з'ясовується, що співробітники займаються виконанням завдань, результати які взагалі нікому не потрібні, просто тому, що колись давно так було заведено.

Ви, напевно, запитаєте – а якщо недобросовісні співробітники вкажуть в анкетах неправдиві дані?

Не варто надто турбуватися. Адже ви контролювали загальна кількість використаного робочого часу. Якщо співробітник в анкеті вкаже занадто багато часу на виконання простих завдань, які в нормі вимагають значно менших трудовитрат, це буде явно помітно. А якщо співробітник витрачає часу вдвічі або втричі більше, ніж треба, це вкаже вам на його низьку кваліфікацію або несумлінне ставлення до роботи.

3. Так програма рахує

Багато початківців, а іноді і досить досвідчені (але не дуже грамотні) бухгалтери помилково вважають, що розробники бухгалтерської програми вже про все подбали і передбачили всі можливі ситуації. Нібито, достатньо акуратно ввести дані, а комп'ютер сам зробить решту.

Нажаль (чи на щастя), це не так.

Необхідно розуміти, що комп'ютерна програма – це лише засіб для автоматизації зберігання даних і виконання складних обчислень, такий собі супер-калькулятор вкупі з супер-блокнотом. Комп'ютерна програма не вміє думати за бухгалтера, не вміє самостійно знаходити і виправляти помилки. Якщо програмою керує некваліфікований користувач, то й результати будуть недостовірними.

Однак ви можете і не підозрювати про те, що ваші облікові дані помилкові до того самого моменту, коли ці помилки перетворяться на серйозні неприємності.
Що робити

Попросіть вашого бухгалтера пояснити «на пальцях», як отримана та чи інша сума, наприклад, прибуток за квартал, сума податку до сплати, собівартість продукції і т.д. Кваліфікований фахівець, який володіє професійними навичками, без проблем, нехай і з певною похибкою, зможе відтворити і наочно пояснити зроблені розрахунки за допомогою олівця і аркуша паперу. Якщо ж ви почули фразу на кшталт тієї, що наведена вище, будьте впевнені – перед вами дилетант. Якщо це рядовий співробітник бухгалтерії, доручіть його професійний розвиток досвідченому наставнику. Але якщо таке промовляє головний бухгалтер – позбавляйтеся його негайно, інакше неприємності не за горами.

Спробуйте трохи ускладнити завдання. Запитайте у вашого бухгалтера: «Як зміниться сума Х, якщо ми зробимо Y?». Добрий бухгалтер, безумовно, зможе спрогнозувати зміну різних показників діяльності компанії залежно від обраного сценарію.

Однак бувають ситуації і дещо іншого роду – коли бухгалтер, якого запідозрили у зловживаннях, виправдовується тим, що «так порахував комп'ютер». У таких випадках, якщо передбачувана сума збитку істотна, краще відразу звернутися в консалтингову або аудиторської фірми з проханням провести ревізію діяльності. Надалі, при необхідності, висновки, зроблені кваліфікованими незалежними фахівцями, можна буде використовувати як доказ у суді.

4. В мене ще місяць не закритий

Чи доводилося вам, звернувшись, скажімо, 10 числа до вашого бухгалтера з питанням про результати попереднього місяця, у відповідь чути цю фразу? Нашим клієнтам – не один раз.

Точно розрахувати багато показників, таких як собівартість продукції, витрати, прибуток, податки до сплати, можна тільки тоді, коли отримані всі документи, і враховані всі витрати, які належать до звітного періоду. А це не завжди можна зробити швидко. Наприклад, рахунки за послуги зв'язку, оренду, комунальні платежі, і багато інших бухгалтер отримає, в кращому випадку через тиждень - півтора після закінчення місяця. А буває, що і набагато пізніше. Але ж ці дані ще потрібно ввести в комп'ютер, і зробити масу маніпуляцій, щоб нарешті отримати заповітні цифри.

Виходить, бухгалтер прав, відмовляючи вам в отриманні інформації, яка так потрібна вам, щоб прийняти важливе рішення саме зараз?

Ні! Абсолютно!

Просто він не знає про відмінності між податковим та управлінським обліком, або просто він не хоче обтяжувати себе зайвою, з його точки зору, роботою.

Пояснимо більш детально.

По-перше, кожен бухгалтер навчений рахувати з точністю до гривні. І багато хто робить це завжди, незалежно від того, чи потрібна дійсно така точність. А й насправді, де вона потрібна? Ніде, окрім як у податковій декларації.

Дійсно, якщо ваш бухгалтер сказав вам, що прибуток вашої компанії дорівнює 1 000 000 грн., Наскільки сильно вас схвилює, якщо він раптом виявиться, скажімо, 990 000 грн. або 1 010 000 грн.? Ця відмінність в 1 відсоток навряд чи вплине на ваші управлінські рішення. А ось для бухгалтера цей один відсоток може означати додатково два тижні роботи.

Керівнику компанії для прийняття рішень набагато важливіше мати інформацію тут і зараз, нехай з похибкою, зате своєчасну, ніж через місяць – абсолютно точну і непотрібну.

По-друге, багато бухгалтерів намагаються проводити економічний аналіз діяльності, використовую виробничу, або навіть «повну», собівартість продукції, не підозрюючи про те, що робити цього не слід (див. статтю). В результаті керівник отримує інформацію не тільки з запізненням, але часто не релевантну.
Що робити

Для прийняття оперативних управлінських рішень замість собівартості використовуйте такі інструменти фінансового менеджменту як сценарний аналіз, маржинальний аналіз (або CVP-аналіз), маржинальний аналіз з обмеженнями .

Оберіть від двох до чотирьох показників, які важливі для вас з точки зору управління діяльністю компанії. Наприклад, для виробничої компанії це можуть бути доходи від реалізації, основні статті виробничих витрат і сума податків до сплати.

Доручіть бухгалтерії з певною регулярністю (раз в десять днів, щотижня, навіть щодня – залежно від ваших реальних потреб і можливостей ваших бухгалтерів) надавати вам звіти за цими показниками за поточний місяць, з прогнозом до кінця місяця. Просіть пояснити вам цифри, щоб бути впевненим в тому, що вам не підсунуть дані «зі стелі».

Будьте готові зіткнутися з серйозним опором. Вам можуть доводити, що «це неможливо, тому що місяць не закритий» (див. вище). Будьте наполегливі у своєму рішенні. Спираючись на багаторічний досвід роботи в сфері обліку, ми можемо сказати вам твердо – це можливо. Досвідчений і кваліфікований бухгалтер, спираючись на статистику і іншу доступну йому інформацію, зможе зробити обґрунтований прогноз. У міру того, як місяць буде підходити до кінця, цей прогноз буде ставати все точнішим.

Якщо ж вам не вистачає аргументів, щоб переконати вашого бухгалтера, або ви сумніваєтеся, які показники і як варто відстежувати – запросіть досвідченого фінансового консультанта, який допоможе вам налагодити ефективну систему управлінського обліку.

5. Так робити не можна…

Зустрічаються ще бухгалтери (на щастя, все рідше, у міру того, як фахівці старої «совкової» формації йдуть на відпочинок), які на будь-яку ініціативу керівника реагують подібними фразами: «Це неможливо ... Так робити не можна ... Нас покарають ... Що скаже податкова ... ».

Звичайно, бухгалтерія навряд чи представляється місцем для сміливих експериментів. Але це не означає, що власник бізнесу повинен поставити хрест на нових, можливо, ризикованих, проектах на догоду спокою свого бухгалтера. Часто подібні заяви свідчать про некомпетентність – бухгалтер просто не знає правових норм, які регулюють нові для нього відносини, або про нелояльність – бухгалтера влаштовує існуюча ситуація і він не хоче витрачати свій час і сили на допомогу в розвитку бізнесу компанії. Невже це те, чого ви від нього очікували?

Подібна поведінка може також бути продиктованою страхом, що майбутні зміни у бізнесі компанії призведуть до втрати бухгалтером свого становища, зменшать його вплив на прийняття рішень.
Що робити

Пам'ятайте, що закони не містять відповідей на всі випадки життя, а в бізнесі не буває стовідсотково перевірених варіантів. Не існує і єдиних правильних рішень.

Якщо ви зіткнулися з протидією вашого бухгалтера новому проекту, попросіть його порекомендувати вам альтернативне рішення. Щоб досконально розібратися в ситуації, вашому бухгалтеру, швидше за все, буде потрібно ваша допомога, і, можливо, допомога юриста.

Потім попросіть кваліфікованого консультанта оцінити дані рекомендації. Так ви зможете не тільки знайти оптимальне рішення, але і оцінити здатність і бажання вашого бухгалтера до вирішення проблем вашого бізнесу.

Пам'ятайте, що гарантій в бізнесі ніхто не дає! Будь-яке нове починання завжди несе в собі частку ризику. Які ризики приймати, а які ні – вирішувати тільки вам як керівнику (власнику). Основним критерієм прийняття чи неприйняття того чи іншого варіанту дій має бути те, чи відповідає прогнозований рівень прибутку рівню ризику, який пов'язаний з даним рішенням. Завдання консультантів (і вашого бухгалтера в тому числі) – визначити можливі варіанти вирішення проблеми і пов'язані з ними ризики.